Stávající informační systém VŠE funguje. Skládá se z mnoha více či méně propojených modulů. Hlavní prvky systému tvoří aplikace týkající se studia, ekonomiky školy, knihovny a zaměstnanců. V současné době se schvaluje projekt nového studijního informačním systému, který by měl být prvním článkem v budoucím komplexním univerzitním informačním systému. Na cestě k tomuto řešení bude ale nevyhnutelné vyřešit otázku celkové koordinace a pravomocí zodpovědných pracovníků.
Stávající informační systém VŠE funguje. Skládá se z mnoha více či méně propojených modulů. Hlavní prvky systému tvoří aplikace týkající se studia, ekonomiky školy, knihovny a zaměstnanců. Studenti si tak mohou například registrovat předměty a přihlašovat zkoušky přes počítač. Život jim usnadnily multifunkční identifikační karty a mnoho dalších vymožeností. V současné době se schvaluje projekt nového studijního informačním systému, který by měl být prvním článkem v budoucím komplexním univerzitním informačním systému. Na cestě k tomuto řešení bude ale nevyhnutelné vyřešit otázku celkové koordinace a pravomocí zodpovědných pracovníků.
Na celoškolské úrovni se o rozvoj a údržbu dílčích částí informačního systému stará Výpočetní centrum (VC) a Centrum informačních a knihovnických služeb (CIKS). VC zajišťuje především správu počítačové sítě a stará se o technické zázemí. CIKS obstarává provoz ekonomické knihovny a zabezpečuje všeobecný interní i externí informační servis. Nedílnou součástí stávajícího systému jsou aplikace nekoordinovaně vytvářené na jednotlivých katedrách a fakultách školy (např. Elektronická prezentace informací o studiu – EPIS, Semestr nebo výsledky).
Jednotlivé subsystémy jsou v některých prvcích propojené na poměrně jednoduché úrovni. Jejich dodatečná integrace je velmi složitá, protože vznikaly živelně a nezávisle na sobě a nebyly v záměru VC. Prorektor pro rozvoj a informatiku doc. Jiří Ivánek k tomu říká: „Vznikala řada aplikací a nikdo se neptal, jestli když bude něco vyvíjet, jestli to bude celoškolsky akceptováno a zda to bude kompatibilní.“ „Kubálkův EPIS není koncepční řešení, ale on to v té chvíli, kdy to dělal, potřeboval. Nic jiného neexistovalo a on si někde musel vést externisty. Zásadní problém je, že Výpočetní centrum nebylo do dneška schopné vytvořit alternativu k jeho řešení.“ objasňuje danou problematiku Ing. Václav Šubrta z CIKSu.
„Je celkem přirozené, že si katedry a fakulty vyvíjejí vlastní aplikace. Je to důsledek situace, ke které došlo koncem 90. let, kdy odešli lidé z našeho oddělení a nepodařilo se sehnat pracovníky nové. Odborná náplň je náročná, specifická a soukromá sféra dokáže vývojáře zaplatit několikanásobně lépe než my. Po mém nástupu jsme vyčlenili prostředky na zaměstnání studentů a situace se zlepšila. Vyvinuli jsme „psa“ (historie studenta – pozn. aut.), brzy se spustí další komponenta prezentování informací o studiu,“ obhajuje svůj útvar ředitel VC RNDr. Igor Čermák. „Ze strany pracovníků Výpočetního centra nebyl zájem o vývoj aplikací, které potřebujeme ke své činnosti. Byli přetíženi rutinou, neměli kapacity a dostatek odborníků, nechtěli si přibírat práci a každý na to nahlížel tak, že si přibírá další a další povinnosti a úkoly,“ podotýká ředitelka CIKSu PhDr. Bícová. Příkladem může být zavádění multifunkčních karet do studoven a knihoven CIKS VŠE, kdy VC nedodalo dohodnuté programové aplikace včas a pracovníci CIKS museli pracně vymyslet náhradní řešení.
„Kolegové z CIKSu se na nás mohou obrátit, když něco potřebují, problém je, že skupina vývojářů je velmi malá a jejich hlavní náplň leží jinde,“ omlouvá nečinnost centra jeho ředitel. „Pan ředitel se o tom se mnou bavit nebude, protože je přesvědčený, že všechno mají zajišťovat oni a že všichni moji lidé mají jít k němu. Pro nás by to byla tragédie, protože kolegové nezajišťují jenom web vse.cz, ale pracují na grantových projektech a na všech našich aplikací,“ upřesňuje PhDr. Bícová. „Spolupráce na aplikacích je skutečně poněkud složitější, ale jinak se komunikace s CIKSem během posledních dvou let zásadně zlepšila,“ pochvaluje si RNDr. Čermák. „Na úrovni řadových pracovníků je většinou součinnost bez problémů,“ dodává Ing. Ivo Šír z CIKSu.
Zásadním problémem současného stavu jsou nepřesně určené kompetence a nejasnosti v organizaci. Prorektoři nemají písemně vymezené pravomoci a často nevědí, co mohou rozhodnout sami a na které věci potřebují souhlas rektorky VŠE. Mnohdy se proto řešení zbytečně protahuje. Prorektor Ivánek dodává: „Nemám oprávnění rozhodovat spory mezi útvary. Jsem rovněž prorektorem pro rozvoj a během posledních let výrazně narostla agenda spadající pod tuto oblast, druhé části mé činnosti se tak mohu věnovat jen v určité míře.“ Nejasnosti ohledně pravomocí se vyskytují i na úrovni ředitelů celoškolských útvarů. „Vedení si ředitele najímá na odbornou práci, a proto by mělo delegovat kompetence na danou úroveň řízení. Já pověření od paní rektorky dostanu, ale musím o všechno žádat a ptát se. Vše je zbytečně zdlouhavé,“ objasňuje PhDr. Bícová.
Školní webová stránka http://www.vse.cz/ vznikala v CIKSu v rámci grantu. Očekávání, že poté převezme správu pod svoje křídla VC, se nepotvrdila. „Dlouho se tvářili neutrálně a nakonec řekli ne,“ přibližuje Ing. Hartmanová peripetie a dále pokračuje: „Nemáme kompetence oslovit ostatní útvary, aby poskytovaly informace, některé s námi spolupracují, jiné ne.“ Zároveň se shoduje s ředitelkou, že by bylo žádoucí, aby obdobné iniciativy vycházely shora.
„Bylo by zapotřebí, aby se škola podívala na svůj informační systém moderním pohledem a začala uvažovat komplexně a globálně. Zavedením univerzitního informační systému, který obsahuje komponenty jako studium, ekonomika, knihovní systém a další součásti, které lze v rámci činnosti školy využít, by škola mohla realizovat poměrně významné efekty v oblasti nákladů,“ říká RNDr. Čermák a dále vysvětluje: „Ministerstvo školství vyhlásilo další kolo transformačních a rozvojových programů pro rok 2003 a následující. V této souvislosti se připravují dva velké projekty – nový ekonomický a nový studijní systém. Doporučuji, aby po organizační a řídící stránce byly oba projekty propojené.“
Studie o novém studijním informačním systému byla zpracována speciální skupinou, která vznikla za tímto účelem na počátku letošního roku. Projekt je nyní dopracováván a po schválení rektorkou bude podán na ministerstvo školství. Postup při zavádění nového systému vysvětluje prorektor Ivánek: „Implementaci bude řídit projektový manažer a na dodávku systému bude vyhlášeno výběrové řízení.“ PhDr. Bícová upozorňuje, že komplexní řešení vyžaduje kvalitní bázi dat osobních údajů. „Současná databáze pokrývá pouze část toho, co by bylo třeba,“ podotýká Ing. Václav Šubrta z CIKS. Problémem není pouze kvalita dat, ale také přístup k nim. „Trvalo přes rok, než se nám podařilo dostat se k databázi studentů, aby ji naši vybraní pracovníci mohli využívat,“ upřesňuje jeho nadřízená Ing. Jana Hartmanová.
Registrace předmětů přes počítač, emailové rezervace skript v knihovně či automatické zasílání výsledků zkoušek na mobil mohou VŠE závidět mnohé české i zahraniční vysoké školy. Aby vývoj dále zdárně pokračoval, je zapotřebí zlepšit současnou koordinaci a hlavně je nezbytné přesně určit, kdo je za co zodpovědný. Nesmí se ale zapomenout, že při zavádění informačního systému je nutné též reformulovat procesy. Ředitelka CIKSu varuje: „Tady se automatizovaný systém zavádí jako přívěšek ke klasické papírové činnosti, ale zůstávají stará pravidla a fungování. Dodneška tady máme žádanky, s kterými se musí obíhat půlka školy. Mělo by se to řešit úplně jinak.“
