Chybovaly všechny „zájmové“ skupiny

22. 10. 2008 | | Názory, Zprávy ze školy

Máme tu nový studijní informační systém. Dětské nemoci, před kterými jsme byli varováni, přišly. Všudypřítomný vysokoškolsky-ekonomický chaos zavládl zejména mezi některými prváky, systém ISIS v prvním kole obsloužil jen některé studenty, má rozdílné funkce od starého systému, existují chybná data zejména v sekci kontrola plánu atd. To jsou všechno (mimo jiné) stížnosti a lamentování studentů nad ISISem.

Máme tu nový studijní informační systém. Dětské nemoci, před kterými jsme byli varováni, přišly. Všudypřítomný vysokoškolsky-ekonomický chaos zavládl zejména mezi některými prváky, systém ISIS v prvním kole obsloužil jen některé studenty, má rozdílné funkce od starého systému, existují chybná data zejména v sekci kontrola plánu atd. To jsou všechno (mimo jiné) stížnosti a lamentování studentů nad ISISem.

Jsem studentem posledního ročníku Informačních a komunikačních systémů a profesně působím v projektovém managmentu internetových aplikací. Problematika ISISu mne začala zajímat v momentě, kdy byl spuštěn a kdy Milan Šorm (vedoucí vývojového týmu dodavatele) vyzval v diskuzním modulu ISIS k debatě nad tímto tématem. Snažil jsem se nehodnotit, jen vznést návrhy a problémy a poslouchat argumenty, pokusil jsem se získat názory ostatních, navrhoval změny, odpovídal na dotazy zmatených či méně znalých či zkušených kolegů zejména prvního semestru. Zažil jsem nepovedený patvar v dobách kontraktu se společností Gitus (nevím, kde byla tehdy chyba, nebudu tedy hodnotit). Dle mého názoru není zas až tak oprávněné nadávat či hodnotit. Bylo by to příliš jednoduché.

ISIS je typový software, je tedy nasazen na více školách a jako takový je uzpůsoben některým požadavkům VŠE, za které byla ochotna zaplatit (například systém pro registrace a zápisy). Tovární nastavení systému bylo tedy nutné v mnoha případech převzít (například řazení předmětů nikoliv podle identu, ale podle názvu). Toto je ale běžný postup i v komerční sféře, že se interní procesy musí přizpůsobit novému systému, který není programován na zakázku. Z tohoto důvodu je jasné, že zde některé věci fungující jinak, protože nebyly prostředky či vůle ze strany školy zajistit změnu. Dovolím si tvrdit, že jsem alespoň trochu pronikl do zákulisí vztahů dodavatele a VŠE, pokusím se teď vyslovit domněnky, které jsou podle mě pravdivé.
• ISIS nevydržel nápor v prvním kole zápisů (fungoval jen někomu). Důvodem byla chyba v nastavení serveru – díky komunikaci mezi studenty a Šormem bylo toto odhaleno a opraveno. Ve druhém a třetím kole již bylo vše v pořádku.
• Systémoví integrátoři fakulty, tj. osoby, které mají řešit problémy studentů, se až na výjimku (Pavel Mikan) do komunikace se studenty aktivně nezapojili.
• Dodavatel aktivně komunikoval, měl zájem o  zpětnou vazbu a dle mého názoru dělal vše pro to, aby případné hlášené chyby prověřil a pokusil se v rámci neplacených víceprací některé funkce vylepšit.
• Někteří studenti nedostatečně prostudovali systém, nepřečetli si Wiki, kde byly návody, neznali harmonogramy, nesledovali termíny a podobně. Jednoduše nevěnovali zavedení nového systému takovou pozornost, jakou by si zasloužilo. Naproti tomu dle mého názoru měl management projektu s tímto počítat a v systému měly být všude legendy či odkazy na příslušné návody na Wiki . Studenti prvního ročníku, ostatně i někteří starší, vůbec neznali postup registrací a zápisů, vlastně ani příliš nechápali rozdíl mezi registracemi a zápisy.
• Neexistovalo testování ze strany studentů. Systém se mohl pustit dříve než den před registracemi, některé věci by se tak podařilo vyřešit.
• Testovací verze ISISu sice nabídla možnost si „vše“ vyzkoušet na dočasných datech, ale že by někoho napadlo pustit studenty k nácviku zápisu dřív (posunout harmonogram pro testovací verzi), toho jsem si bohužel nevšiml, ač toto bylo dle slov Šorma možné.
• Migrace dat nedopadla také úplně nejlépe: studijní plány (aplikace kontrola plánu) jsou aktuální, tedy platné pro aktuální rok studia, jenže ty jsou rozdílné od těch, podle kterých studují starší ročníky. VŠE měla údajně do konce září rozhodnout, zda uchovávat historické studijní plány či nikoli (výsledkem je, že studentova historie se porovnává s plánem, který není jeho, ale studentů aktuálních prvních ročníků), prerekvizity (pravidla pro zapsání předmětu, jako například zakázaný předmět) se dodělávaly v průběhu září. Výsledkem tedy bylo, že nikdo nevěděl o tom, že má zakázaný předmět během registrací, ale při zápise se to dozvěděl, což nebylo příjemné.
• Příliš mnoho práce zůstalo na bedrech systémových integrátorů fakult (SIFů), kteří zadávají prerekvizity (mnohdy tomu obětovali dovolenou). Mají toho na starosti opravdu hodně a kromě studijních referentek jsou jedinými kontaktními místy pro studenty, pokud mají problém. O tomto se také příliš neví.
• Některé funkcionality ISISu nejsou zatím dokončeny. Někomu došlo přechodem k vymazání přihlášek na mimosemestrální kurzy a byl jim odeslán informační email o novém zápisu asi čtyři dny před zápisem (studenti na dovolené nemohli na toto ani reagovat). Lidé, kteří během přechodu měli v plánu státní zkoušku a odevzdávání kvalifikačních prací, také neměli s ISISem lehké pořízení a tak bychom mohli pokračovat dál a dál.

V zásadě vidím z mého pohledu tyto hlavní problémy: u dodavatele došlo k několika drobným chybám, z nichž jedna měla kritický dopad; na straně VŠE mohlo dojít k lepšímu testování, kvalitnější, objemnější a cílenější kontextové komunikaci směrem ke studentům, kteří se měli více zajímat o systém, aktivně vyhledávat informace a nenechávat vše na poslední chvíli.
Tímto samozřejmě nechci generalizovat, ale z praxe vím, že tyto problémy jsou běžné, respektive nevyhnutelné a jen dobrým plánováním a zajištěním postupů a procesů jim lze předejít – minimalizovat je, nikoliv však zcela eliminovat. Lidská činnost vykazuje chyby v každé činnosti. Myslím si, že těchto chyb se více či méně dopustily všechny zainteresované „zájmové“ skupiny.

Studenti nečetli Wiki. Kdyby ano, věděli by pak (zejména ti nejmladší), co jsou registrace a zápisy a jak probíhají. Určitě nečetli návod popisující práci se systémem, obsahující informace o nastavení a o nástrojích, které usnadňují práci. Přišli by tak na užitečné rady jako například, jak si řadit předměty podle identu. Pokud měli studenti problém, řešili ho různě. Například napsali dotaz na fórum, ale neobtěžovali se fórum prohledat, jestli tam už není řešení. Velmi málo studentů navrhlo nějaká vylepšení funkcí. Kdyby ti stěžující raději byli konstruktivní, možná by se teď všem s ISISem pracovalo lépe. Ať už studenti neměli čas, chuť či náladu, měli by se z toho myslím poučit.

VŠE příliš nemyslela na své hlavní klienty – studenty. Nebyl spuštěn žádný oficiální helpdesk, kam by se studenti mohli obrátit a kde by našli pomoc. Dotazy byly a množí se dosud, s čímž se dalo počítat. Některá data (prerekvizity předmětů, tj. například zakázaný předmět) se dodělávají až teď a je trochu smutné, že to nebylo hotové dopředu. Systém prerekvizit se neměnil a bylo tedy možné nastavovat tato data už docela dlouho (nebo bylo alespoň možné si je připravit). Chybělo testování aplikace se studenty. SIFové jsou přetížení, protože plní systém daty namísto toho, aby byli kontaktem pro studenty. Studentům byly informace o systému málo vnucovány. U takto kritických věcí je i v zájmu školy, aby se to student dozvěděl. Ano, dát mu strohé informace, kde co hledat, školu sice zbaví odpovědnosti, ale rozhodně to není fér. Napsat mail s odkazem na návody rozhodně nestačí, což se bohužel také potvrdilo.

Dodavatel se na druhé straně dle mého názoru, až na onu kritickou chybu, choval dobře, profesionálně a evidentně se snažil komunikovat s koncovými uživateli ISIS, ač nemusel!
Začátky bývají velmi těžké (a u ISISu byly a stále jsou), ale pevně věřím, že až bude systém dokončen, vyladěn, naplněn správnými daty a plně funkční, může následovat jeho testování a dolaďování provozem a já jsem přesvědčen, že až se tak za pár měsíců stane, bude to velmi úspěšný krok, který vyřeší VŠE spoustu problémů. Není to ale všelék, tedy VŠElék – i se sebelepším systémem to bude vždy jen o lidech.

Jaký je Váš názor na zavádění ISISu a na systém samotný?

Mohlo by tě zajímat: