Je vcelku logické, že si v dnešní době uživatelé z praxe a zvláště studenti kladou otázku, zda má výuka obchodní korespondence i nadále své opodstatnění. Nebyl léta používaný obchodní dopis v současné době vytlačen telefonem, osobní návštěvou nebo jednoduchou a rychlou elektronickou poštou, tzv. mailem?
Je vcelku logické, že si v dnešní době uživatelé z praxe a zvláště studenti kladou otázku, zda má výuka obchodní korespondence i nadále své opodstatnění. Nebyl léta používaný obchodní dopis v současné době vytlačen telefonem, osobní návštěvou nebo jednoduchou a rychlou elektronickou poštou, tzv. mailem?
Zahraničně obchodní aktivity českých firem dospěly v posledních letech k značnému rozmachu. Mnohým se podařilo navázat perspektivní vztahy s partnery v zahraničí a tím si zajistit prosperitu v budoucnosti. Naše cesta do Evropy vede ve většině případů přes německy mluvící země, a proto jsou správně vedená obchodní jednání i písemný styk s německy komunikujícími firmami velmi důležité.
Jinými slovy rozvíjející se obchodní a výrobní kooperace s vyspělými zeměmi vyžaduje znalosti základních zásad písemné komunikace. Je proto nutné seznamovat se s formou obchodní korespondence, specifickými výrazy a důležitými ustálenými slovními spojeními užívanými v obchodním styku v jednotlivých hospodářských oblastech v cizím jazyce.
Pro obchodní jednání je potřebná především solidní znalost dané problematiky, vzájemný respekt obou partnerských stran, schopnost naslouchat i argumentovat. Ovšem ani dobrá znalost cizího jazyka a řečnické umění nemohou nahradit odborné znalosti, ale ani nedokážou zastřít neuspořádanost myšlenek. Soulad obsahu a formy je nesporný a pro zdar obchodního jednání nezbytný.
Závěry obchodních jednání se odrážejí ve stylizaci písemných dokumentů, jako jsou smlouvy, dohody a obchodní dopisy, které definují, zprostředkovávají a utvrzují vztahy mezi jednajícími subjekty. Vhodná formulace těchto dokumentů a rovněž tak stylizace běžných obchodních dopisů a jejich prezentace dle platných norem, přičemž podnikatelským subjektům i úřadům je ponechán určitý prostor, aby při respektování zásad stanovených normou mohly zvolit úpravu korespondence podle svých potřeb, je pro vývoj vzájemných vztahů významná. Normalizovaná úprava dopisů vypovídá o péči, kterou odesílající instituce své korespondenci věnuje. Jedná se o estetický vzhled písemností a účelné uspořádání důležitých údajů, což urychluje orientaci adresáta při čtení i při odpovědi. Rovněž úprava adres podle norem a požadavků pošty příslušné země je samozřejmá. Je zajímavé, že vnější forma obchodního dopisu daná normou se během let téměř nezměnila. V důsledku současné tendence k všeobecné racionalizaci se dnes kromě oslovení a krátkého pozdravu zpravidla nepoužívají dříve běžné úvodní a závěrečné zdvořilostní fráze, ale jinak zůstává forma i text dopisu beze změn.
Lze očekávat, že vzhledem k současnému vývoji zasílání dopisů poštou brzy ve velké míře ustoupí rychlejší a racionálnější komunikaci pomocí internetové sítě, ovšem kultura písemného projevu si pro reprezentaci odesílatele každého sdělení stále zachovává svůj význam. Klasický léta používaný obchodní dopis však neztrácí na své důležitosti a je podobně jako zápis z obchodního jednání významným podkladem pro řešení případného právního sporu.
Českým uživatelům, pracovníkům z praxe i studentům, je k dispozici řada nejrůznějších příruček a učebnic, z nichž pro studium i praktické využití je dle účelu třeba zvolit vhodnou základní publikaci, kterou je možno dle potřeby a sledovaného cíle doplňovat dalšími zdroji.
Dvojjazyčné publikace, které mají čeští uživatelé pro studium i samostudium dané problematiky k dispozici, je možno rozdělit zhruba do tří skupin. Jednak jsou to příručky obchodní konverzace, které přinášejí nejen obvyklé obecné obchodní fráze, ale i odborné výrazy a rozšiřující slovní zásobu z běžných oblastí obchodu a zdokonalující mluvený projev, druhou skupinu tvoří učebnice obchodní korespondence pro pracovníky z praxe přinášející poučení o nejčastějších typech písemností (poptávka, objednávka, storno, kupní smlouva, zpráva o odeslání zásilky, faktura, upomínka, reklamace) s typickými frázemi stavebnicového typu, ukázky obvyklých vzorových obchodních dopisů a další doplňující informace související s obchodní činností (dokumenty užívané v zahraničním obchodě, mezinárodně uznávané obchodní doložky, tzv. incoterms apod.). Třetí skupinu publikací tvoří školské učebnice přinášející kombinaci předchozího s praktickými ozvučenými dialogy, doplňkovými texty odborného, ale i konverzačního charakteru, cvičeními a výkladem základní obchodní terminologie. Nedílnou součást těchto učebnic tvoří dvojjazyčný slovníček podporující nácvik překladových dovedností.
Jednojazyčné německé publikace nejsou určeny k samostudiu, předpokladem je součinnost studenta, jehož jazykové znalosti jsou na nadstandardní úrovni, s fundovaným školitelem. S těmito učebnicemi pracují především vysokoškolští studenti v rámci svého studijního plánu, ale též pokročilí posluchači středních škol ekonomického zaměření a pracovníci institucí orientovaných na podnikatelské a manažerské kurzy a rovněž i čeští zaměstnanci firem z německy hovořících oblastí působících v České republice. Studující se seznamují s problematikou obchodování, zakládání podniku a provádění každodenních firemních činností, jako je financování, logistika, marketing a v neposlední řadě i s praktickými ukázkami vedení obchodních jednání a podnikové korespondence. I tyto učebnice obsahují ozvučené dialogové texty především modelového charakteru, doplňkové konverzační a odborné články, cvičení, tematicky zpracovanou slovní zásobu, terminologické rejstříky a obvykle i kontrolní testy s klíčem.
Není snadné vybrat z různorodé palety příruček a učebnic na trhu tu jedinou správnou, obvykle je nutné kombinovat více zdrojů najednou a zároveň doplňovat učivo aktuálními informacemi z denního tisku a internetu.
Co říci závěrem? I když často úspěšně navážeme obchodní kontakt i formou telefonickou nebo přímým setkáním, např. na veletrzích, prezentacích, návštěvou obchodního zastoupení apod., přesto veškerá ujednání a prohlášení vyžadují písemnou podobu potřebnou pro další zpracování.
Odpověď na otázku kladenou v úvodu našeho příspěvku je tedy jednoznačná – i v moderních metodách komunikace je klasická písemná korespondence nezbytná a je třeba jí věnovat náležitou pozornost.
Helena Vedralová, Hana Šeborová
Fakulta mezinárodních vztahů, KNJ
