Pavel Kolesár: Na Plese VŠE jsem chtěl živého slona. Kvůli seznamovákům jsem rušil letní dovolenou

13. 2. 2024 | Alex Mičáň | Tuesday Talks

Pavel Kolesár je studentem prvního ročníku kombinovaného studia na Fakultě managementu v Jindřichově Hradci. Druhým rokem je vedoucím Eventového centra Vysoké školy ekonomické (VŠE), kde se svým týmem plánuje a organizuje společenské akce, odborné přednášky nebo konference. Těmito aktivitami zůstává Eventové centrum v kontaktu s lidmi od jejich nástupu na VŠE přes celé studium a ještě dál, akce pořádá také pro absolventy. „Nad akcemi, které aktuálně organizujeme, přemýšlím i ve sprše nebo když si čistím zuby,“ řekl Pavel v rozhovoru pro iList. Například plánování příštího Plesu VŠE začíná prakticky bezprostředně den po plesu. „I proto už v tuto chvíli známe termín i tematický koncept příštího plesu VŠE,“ doplnil. V rozhovoru také prozradil, jaké akce Eventové centrum chystá v nejbližší době, ale i jaká byla jeho vlastní cesta k pozici vedoucího.

Jak ses dostal k pozici vedoucího Eventového centra VŠE? Začínal jsi s klasickou výpomocí, kde je doteď vidět spoustu mladých studentů?

Změny nastaly zejména v průběhu pandemie. Před ní existovalo Rozvojové a poradenské centrum, předchůdce Alumni & Corporate Relations. Následně došlo ke vzniku čtyř současných center (Absolventské centrum, Kariérní centrum, Eventové centrum a Partnerské centrum, pozn. red.), do kterých se hledala pozice vedoucího. Zaslal jsem tam životopis, to bylo v podstatě všechno.

Bylo vypsáno klasické výběrové řízení?

Myslím, že bylo. Nicméně jsem tehdy konkurenci vůbec neřešil, nakolik jsme si s Martinem Reyem, ředitelem Alumni & Corporate Relations, hned sedli. Následně to šlo celkem rychle. V podstatě to, o co šlo nejvíce, byla ochota být flexibilní.

Flexibilita v jakém smyslu?

Zejména ochota být přítomen na eventu ve večerních hodinách. To byla taky první věc, kterou u mě Martin testoval. Před mým nástupem mi zavolal a zeptal se, jestli můžu jet hned další den do Brna řešit veletrh vysokých škol Gaudeamus, konkrétně kde a jak má být umístěný stánek VŠE. To, že jsem tam vůbec chtěl jít a přizpůsobil se, rozhodlo i o tom, že to bude fungovat pak v budoucnu.

V tomto typu práce je tedy flexibilita snad nejdůležitější vlastnost.

To určitě. Při eventech nebo obecně v celém managementu platí to, že člověk musí umět rychle reagovat na nečekané situace. Od klasických situací, když nefunguje technika, i přes ty výjimečné, když nemůže přijít host. Ve svém týmu od lidí vyžaduji, aby byli flexibilní a schopní rychle reagovat na vzniklý problém.

S týmem se vždy dokážeme domluvit

Kolik lidí máš v týmu?

Stálých členů je osm, ale záleží na každé akci individuálně. Pevné jádro týmu pracuje na bázi denní agendy na různých věcech. Na akcích většího rozsahu se tým rozšíří o pomocníky z řad studentů, spolupracují s námi i kolegové z ostatních center.

Takže se v rámci organizačních záležitostí se s centry pravidelně prolínáte?

Hezký příklad je veletrh Šance. Jedná se sice o projekt primárně v kompetenci Kariérního centra, které disponuje koncepcí výběru konkrétních firem, avšak to, jak to v daný den probíhá, je na nás. Funguje to tak, že Kariérní centrum si u Eventového centra objedná služby, například catering nebo parkování, my to pak máme za úkol zajistit a v průběhu akce dohlédnout na to, že vše probíhá tak, jak má. Šance je ale zrovna akce, kde jsme už dobře sehraní a vše jde automaticky. Podobně to funguje i třeba u konferencí, kde rozmísťujeme stoly, zabezpečujeme techniku nebo hostesing.

Když už zmiňujeme flexibilitu, je tam tím pádem i možnost tě zastoupit, když se z osobních důvodů nějaké akce zúčastnit nemůžeš?

V týmu fungujeme tak, že si jednotlivé akce rozdělujeme. Třeba o zkouškovém období víme, že hodně lidí se musí věnovat primárně škole. V běžném režimu fungujeme tak, že člověk, který organizuje nějaký event a věnuje tomu čas nad rámec pracovní doby, si následně ten čas vybere jako volno. Navíc zkouškové období je obecně typické tím, že je volnější režim, fakulty se věnují primárně pedagogickým záležitostem. Na druhou stranu tím ale vzniká prostor pro jiné akce. Jedna taková třeba proběhla na začátku ledna, kdy VŠE hostila konferenci učitelů ekonomie z celé České republiky. I na té musel být, samozřejmě, někdo od nás, aby dohlédl na hladký průběh, ale jak říkám, vždy se dokážeme s týmem domluvit.

V září jsi začal studovat kombinovaně management na Fakultě managementu v Jindřichově Hradci. Pro tebe to je ale docela výhoda, v Praze se můžeš plnohodnotně věnovat práci vedoucího a jednou za čas si odskočíš splnit studijní povinnosti.

Je to tak. V průběhu zimního semestru se uskutečnila čtyři soustředění a na všech jsem byl. Tím, že pracuji v daném oboru, tak mi to i z teoretického a odborného hlediska hodně dává. Třeba činnosti, se kterými se dennodenně potkávám, se odborně vždy nějak nazývají. A ty termíny se naučím právě ve škole. Po získání titulu bakaláře jsem taky zjistil, že v tehdejším studovaném oboru nechci pracovat, pokračování v něm jsem tím pádem považoval za zbytečné a přešel jsem na management.

V rámci Česka i Slovenska jsme jediná eventová organizace působící na veřejné vysoké škole

Zajímá mě taky, jestli je tvá práce klasifikovaná ve veřejném nebo v soukromém sektoru. Tipoval bych, že ve veřejném, jelikož je to funkce na veřejné vysoké škole, avšak není to práce akademická.

Je to bráno jako veřejný sektor. Co může působit zvláštně je fakt, že běžně pracují eventoví manažeři v eventových agenturách, což už je soukromý sektor. To, co je na tom všem specifické je fakt, že to, co na většině veřejných institucí vykonává jenom pár osob nebo i jen jedna, na VŠE dělá celé oddělení. V porovnání s ostatními vysokými školami veřejného typu, kde je organizace eventů v rukou pár asistentů na fakultách, udělala VŠE správný krok, a to se odráží i na samotné kvalitě našich eventů.

Disponujete tedy informacemi o „konkurenci“, jak to mají nebo nemají jinde?

Ano, víme, že v rámci veřejných vysokých škol v Česku i na Slovensku jsme jediní. Zatímco na jiných školách zorganizují pár jednotek konferencí nebo jiných akcí, VŠE jich umí zorganizovat mnohem víc. To samé platí i u akcí, které jsou pro studenty. Na jiných univerzitách si ji musí většinou organizovat sami studenti, kteří na to ale nemají tolik času, a záleží jenom na jejich dobré vůli se něčemu takovému věnovat. Ve finále je to pak vidět na samotné kvalitě eventů. Úplně jiná situace je na druhou stranu třeba ve Spojených státech, kde univerzity mají jednak vlastní centra pro organizaci těchto akcí, a zároveň disponují vyšším rozpočtem.

Ve Spojených státech je to ale zřejmě i kulturou jejich vnímaní těchto akcí obecně.

Měl jsem možnost si povídat s kolegy z Ameriky a oni eventy vnímají zejména z hlediska sportovních událostí. Odborné konference tam tolik z obsahového hlediska neřeší. I tam je to spíš zodpovědnost konkrétní fakulty, jak si to zařídí. V tom tkví opět naše specifičnost, že se Eventové centrum zaobírá i akcemi odborného typu.

Pokud jde o tvou občasnou přítomnost na Fakultě managementu v Jindřichově Hradci, máš zkušenost s organizací nějakých akcí i přímo tam?

Fakulta v Hradci si organizuje svůj vlastní ples, který ovšem co do rozsahu není tak velký, jako ten v Lucerně. Právě tím, že se jedná o menší počet hostů, i atmosféra je komornější a víc rodinná. Funguje tam menší organizace lidí, která má všechny akce na starosti, a fungují velmi kvalitně.

Známe termín i tematiku příštího plesu

V jednom příspěvku, který jsi sdílel na LinkedIn, píšeš o tom, jak bojuješ se stresem. Snad nejdůležitější je faktor plánování. V jakém časovém horizontu plánujete v týmu akce?

Samozřejmě vždy záleží od typu akce. Například při Plesu VŠE začíná plánování prakticky bezprostředně den po plesu, kdy začínáme sbírat zpětnou vazbu, která je základem snad každé akce, kterou uspořádáme. Řešíme i to, co se podařilo, co je potřeba příští rok udělat jinak. Navíc najít místo v Praze pro ples s takovým počtem potenciálních hostů je docela problém. Jedině Lucerna nám nabízí všechno to, co na náš ples potřebujeme. U ní začínáme s rezervací termínu klidně i víc, než rok dopředu, abychom sladili součinnost provozu jak velkého sálu, tak i Music Baru a restaurace, nakolik se vše odehrává najednou. Je nutné vymyslet i téma plesu, z toho pak vyplývá samotný program.

V čem je to odlišné od Šance, která se koná každý půlrok?

U Šance je to již hodně automatické díky zmíněné spolupráci mezi všemi centry. Jsme schopni ji naplánovat poměrně rychle. Je však taky důležité sladit termíny s jinými akcemi školy a dle toho, jak jsou k dispozici dané firmy. Obecně můžu říct, že když se rozhodneme, že chceme udělat nějakou změnu, je vhodné s tím začít pracovat okamžitě, aby se na to po čase nezapomnělo.

Pokud jde o feedback z Plesu VŠE, co jsou nejčastější stížnosti nebo nedostatky, které jsou vám adresovány?

Zejména je to málo místa na tancování nebo to, že někdo na plesy není, protože nemá rád společenské tance. A to je právě něco, v čem je zrovna prostor Lucerny výhodný, protože si člověk může zatančit ve velkém sálu klasický společenský tanec a následně si zajít do Music Baru na diskotéku, nebo si jít sednout se známými do hospody. Tím chci říct, že by mohl být větší prostor pro tancování společenských tanců, ale zároveň by chyběly menší prostory pro alternativy.

Příští Ples VŠE je už tedy naplánovaný?

Známe termín i tematický koncept. Před rokem jsme chtěli vyzdvihnout sedmdesáté narozeniny VŠE, teď se vrátíme k něčemu obyčejnějšímu.

Při jednání s lidmi nezapomínám na to, kterou instituci zastupuji

Další faktor, se kterým event manažer pracuje, je spolupráce. Obecně se říká, že nejtěžší je pracovat s lidmi. Zažil jsi při plánování nějaké komplikace ze strany komunikace s hostem nebo externím dodavatelem?

V oboru event managmentu existuje takový vtip, že manažer nemůže hrát šach, protože ke každému jeho kroku se vyjadřuje pět dalších oddělení. V praxi to znamená, že se častokrát vymyslí nějaký koncept akce, následně se vyjádří třeba domluvená cateringová agentura, že na místě nemůže podávat teplé jídlo, jelikož to tam neuvaří, a tím pádem se může servírovat jenom studené jídlo. Tam pak nastupuje flexibilita, kdy je nutno to rychle řešit a pracovat s danými okolnosti. Další příklad je třeba nutnost respektovat nouzové východy a dle toho umístit například pódium. Jednou jsem si dělal srandu, že bych chtěl na Plese VŠE slona, i když vím, že to manažersky není možné. Takové kontroverzní elementy ztěžují organizátorům úpravy prostoru, techniky, bezpečnosti, což je v silné převaze vůči dobrému marketingu takového nápadu.

Stalo se vám někdy, že akce byla naplánována, všechno bylo domluveno, a nakonec vám to druhá strana na poslední chvíli zrušila?

Nevzpomínám, že by nějaká komunikace probíhala v takovém extrému. Často se děje, že posouváme termíny akcí, jelikož klient, který si u nás služby objednal, zjistil, že většina pozvaných hostů nemůže přijít, nebo to začalo kolidovat s jiným dodavatelem, nebo se narazilo na nějakou formu restrikce. Posledně na plese jsme po domluvě s poskytovatelem zjistili, že kvůli malému prostoru nakonec nemůže být dodána 360-stupňová kamera. Vysloveně k hádce však zatím nikdy nepřišlo.

To asi záleží hodně i na tvé povaze a zároveň zodpovědnosti jako vedoucího ukázat loajalitu a schopnost najít nové řešení.

Přesně tak. Tím, že reprezentujeme ve finále VŠE, tak se vždy snažíme najít řešení a dohodnout se. Vzpomínám si třeba, když lidé ze Škoda Auto chtěli přijet autem přímo do budovy školy, avšak neexistuje vchod tak velký, kterým by se do interiéru dostalo auto. Vyřešili to nakonec tak, že auto rozebrali na několik částí a následně ho pak poskládali vevnitř. Tam už je to pak i o ochotě firem zvenku respektovat nějaká pravidla VŠE.

Na akce myslím i doma, když si čistím zuby

Poslední vlastností, na kterou se chci zeptat je přizpůsobivost. Ocitnul ses někdy v „buď anebo“ situaci, kdy byly obě alternativy přijatelné, ale věděl jsi, že se musíš z různých důvodů rozhodnout jenom pro jednu?

Občas se stalo, že jsem třeba počítal s dovolenou v létě, ale nakonec jsem ji musel zrušit, protože bylo potřeba ještě doladit věci ohledně seznamováků. To je akce, která se, co do rozsahu, týká přibližně 1500 lidí nastupujících do prvního ročníku, a navíc se její dobrou organizací zvelebuje jméno školy. Musím tedy myslet především na to poselství, které je s tím spjato.

Za rok 2023 jste zorganizovali necelých 300 eventů, což vychází v průměru téměř na jednu akci za den. Dokážeš se pořád soustředit v daný den na danou akci, nebo se kvůli takovému počtu nevyhneš multitaskingu?

Je důležité neusnout na vavřínech. U nás se dokážeme pochválit, ale hned po ukončení jedné akce se začínáme zaobírat další, přičemž si musíme určit priority a umět s týmem určit, kam klást větší nebo menší důraz. Pro mě je skvělé, že na to všechno nejsem sám, že členové týmu jsou schopni převzít za jednotlivé akce zodpovědnost již od začátku. Já se pak jenom v procesu ptám na některé klíčové otázky, které s danou akcí souvisí. Navíc samotný začátek máme automatizovaný, jelikož si zájemci můžou vyplnit formulář na webu, já si pak formuláře přečtu a jenom se doptám týmu, jestli vybavili všechno, co bylo nutné, nebo jestli nastaly nějaké změny.

Takže si dokážeš i dopřát, jako vedoucí centra, větší odpočinek, než ostatní?

Posledně jsem měl delší volno teď o svátcích, kdy jsem jel domů na Slovensko. Ale neumím si představit vypustit všechno z hlavy a třeba na měsíc odjet někam na dovolenou nebo cestovat. Je to trochu způsobeno i mou povahou. Nad akcemi, které aktuálně organizujeme, přemýšlím i ve sprše nebo když si čistím zuby. Pořád mi jde hlavou, co se dá zlepšit, co můžeme zpestřit. Navíc bych řekl, že si dokážu oddechnout třeba přímo během dané akce, když vidím, že všechno funguje, jak má, a že se hosté baví.

Mít záložní plán, klidně i několik verzí

Vzhledem k tragické střelbě na Filozofické fakultě Univerzity Karlovy mě napadla otázka, jestli jste, jako centrum, přemýšleli nad bezpečností ve smyslu zvýšení počtu zaměstnanců ochranky během akcí nebo nad něčím podobným, co se vaší činnosti z tohoto hlediska dotkne.

Po prvotním opadnutí emocí jsme nad tím přemýšleli. Je pravda, že vůči takovým typům jednotlivců, kteří se rozhodnou něco takového spáchat, se bojuje hodně těžko. Z celkového hlediska bezpečnosti bych řekl, že jsme byli vždy opatrní. Stává se, že občas někdo naruší chod akce třeba hlasitým křikem, případně ne úplně společensky vhodným chováním. Přímo na místě se s tím bojuje docela těžko. Ze všeho zmíním podmínky vstupu na Ples VŠE, kdy se snažíme přes dvoje dveře dostat přibližně 3000 lidí, kteří jsou navíc kontrolováni ochrankou, a na konci si ještě dávají věci do šaten. Každý rok přemýšlíme, jak to můžeme zlepšit, aby to bylo plynulejší. Manažer musí pracovat s několika záložními plány pro případ, že by se něco pokazilo nebo nastala výjimečná situace.

Kolik máš průměrně takových záložních plánů?

Záleží od akce, ale většinou je to tak čtyři nebo pět myšlenkových pochodů k jedné akci, přičemž každá alternativa je vymyšlena k jinému problému.

Našel jsi v rámci měkkých dovedností svou cestu, jak s členy svého týmu pracovat? A jak vybíráte nové členy?

Jak jsem říkal, složení týmu je variabilní a pravidelně se obměňuje, jelikož někteří odcházejí na Erasmus. Každý event má svoji skalní skupinu manažerů, která řeší denní agendu. Přímo během eventu je pak k dispozici dalších několik desítek lidí, kteří nám vypomáhají s chodem celé akce. U nich si pak i všímáme, kdo by se k nám mohl přidat. Další skupinou je VŠE Crew, která organizuje seznamovací akce pro prváky, veletrh Gaudeamus nebo i rektorský sportovní den na Jarově. Takže vysloveně výběrové řízení nevedeme, ale snažíme se sledovat aktivitu pomocníků a s některými z nich pak rozvinout i hlubší spolupráci.

Je ti 25 let, tvoji kolegové jsou, dá se říct, tvoji vrstevníci. Myslíš si, že jsi v týmu oblíbený?

Myslím, že ano. Jsme v kontaktu i mimo práci, umíme si ze sebe udělat srandu. Ta nálada je fakt skvělá. Občas nastane neshoda mezi mnou a jinými kolegy, ale tam se snažíme najít konsenzus založený na racionálních argumentech. Když zrovna takový argument nemám, tak mě tým přesvědčí svými nápady, které danou akci ve finále zlepší.

Zmiňoval jsi stres a svou povahu, že nad prací přemýšlíš i mimo ni. Nebojíš se v budoucnu nějaké formy vyhoření?

Jsem v téhle pozici přibližně dva roky a myslím, že zatím mi vyhoření nehrozí. Moje práce mě naplňuje a baví. Rozhodně neplánuji v dohledné době končit. Jde o obor, ve kterém jsem se našel. Vyhovuje mi i časový tlak, pod kterým se často ocitám, i míra dynamiky, protože jsem ten typ člověka, který má rád, když se věci rychle mění. Uvědomuji si však, že se to může stát a vidím to i na lidech v týmu, když mi řeknou, že už toho mají dost. Vzájemně se ale dokážeme podpořit a vyjít jeden druhému vstříc.

Bude další Homecoming

Funguje u vás kromě vnější flexibility i ta vnitřní ve smyslu možné práce na dálku?

Tam by to dlouhodobě ani nemohlo fungovat, protože eventy jsou hlavně ve večerních hodinách, takže je potřeba být přítomen hlavně tehdy. Výhodou je i to, že se to na konci nedá ani obelhat, jelikož práci na akcích se člověk nevyhne a vyžaduje si to mnohdy i dlouhé období přípravy, ať už osobně v kanceláři nebo doma. Ale jak jsem říkal, pracovní zátěž přizpůsobujeme lidem hlavně o zkouškovém, tak, aby dokázali všechno stíhat.

Plánuješ v podobném zaměření vypracovat i svou diplomku?

Myslím si, že je fajn, když člověk školu propojí s tím, co dělá v praxi a čemu se chce v životě věnovat. Osobně mě zajímá i marketing ale pravděpodobně se budu v diplomce zabývat event managementem. Jednak mě to baví a jednak v tom vidím potenciál, nakolik vidím, že lidí, kteří by se tomu věnovali profesionálně, není moc. A z toho mála se jedná o lidi, kteří to dělají výjimečně, třeba pro rodinu nebo blízké přátele.

Čemu se plánujete teď v nejbližší době věnovat?

Na Valentýna organizujeme bowling pro absolventy. V březnu nás čeká opět Šance, následně na konci dubna sportovní den spojen s narozeninami školy, které po loňském roce organizujeme opět na Jarově s cílem oslavovat narozeniny pravidelně. V létě pak bude VŠE hostit dvě velké konference s významnými hosty. V budoucnu bychom chtěli klást větší důraz na sport a jeho místo na VŠE, nakolik o tom v posledních letech, kromě soutěže Talent VŠE, moc neslyšíme. Určitě je v plánu další Homecoming, kde pracujeme s předběžným termínem za dva roky.

 

Foto: LinkedIn a Facebook Pavla Kolesára

Mohlo by tě zajímat:

• Prorektor Hnát: Musíme zlepšit systém registrací předmětů
• Míla Vach: VŠE byla snad sedmá škola, kam jsem se hlásil, nikde mě nechtěli
• Místo přednášky na olympiádu. "Umím dřít," říká Satková

Event Management Eventové centrum VŠE Pavel Kolesár Ples VŠE Veletrh Šance